主管應該讓助理知道的事

擔任中高階主管，總有許多忙碌的事情。這些事，有助理的幫忙，讓事情順利許多。

談到助理之前，首先得瞭解主管的工作內容為何？我個人認為主管的工作是『發覺問題』，其次是『釐清事情的真相』，最後是『解決問題』。

當然，一天當中，也會發生許多的事情，會是需要由主管處理的。但這些問題，並非都是企業真正的問題。舉個例子來看：把企業比方為一輛車，行駛在公路上。由A地前進到B地。這個路上有許多可以到達目的地的道路可供選擇，那麼主管要處理的真正問題是：

1. 到達目的地，可選的方案有多少？各將耗用多少的成本到達？
2. 這樣的成本，需要耗時多久？企業是否可以承受這些時間成本？
3. 這樣的道路（方案），會碰到哪些問題？是否想好備案解決可能發生得問題？
4. 發生意料之外的狀況時，現有的人是否能夠處理解決方案。

這些問題跟企業能否達成既定目標、與財務、時間成本、人力資源等，我認為其他的問題，都是次要的。

如果拿以下這些問題，問中高階主管，那就是一種浪費。或是這名主管的濫用中高階主管的資源。例如：

1. 要用多快的速度行駛。這是駕駛的問題。已經給了預期的目標，接下來如何計算、規劃，應屬單位的責任。
2. 碰到塞車時，有哪些替代道路。這是主管駕駛業務的管理者之責任。

當瞭解主管的核心責任之後，事實上，就有許多事情，可以由助理代勞處理。因此助理得有：

1. 週延思考事情的能力：這個能力是關乎事情做到多好的能力。主管通常交辦事情，都只會講到重點，細節無法做一一的交待，因此，助理得有『聽話的能力』及『思考的能力』。主管才不會交待一件事，得分成好幾個指令。
2. 快速處理主管交辦事項的能力：這個能力是關乎事情能多快完成的能力。通常主管的事情都得快速回應，因此做得『快不快』很重要。
3. 能夠判斷事項嚴重性的能力：這個能力是關乎判斷事情『有異常』的敏感性。
4. 良好的人際關係技巧：主管通常需要與各方接觸，人際關係非常重要，而助理是協助主管處理問題，必須要有良好人際關係處理技巧，讓事情順利的推展。當然缺乏這個技巧，即使有前面三個技能，最後都將功虧一簣。

你會說，這樣的技能，簡直就是一名主管要有的技能了，怎麼還是一個助理呢？我認為如果助理只會處理例行性事務，只會處理你交待的表面事情而已，那麼這名助理永遠只會停留在助理的職務而已。

事實上，一個主管提供助理近身學習主管工作的機會，也是公司企業提供員工學習主管工作職務的機會，這時候，如果選擇一個初入社會的新鮮人，或是低階的職員，那麼，這名主管就得花費許多的時間，教導這名新鮮人或是低階的職員。所以，反向思考可以發現，聘用助理不就是解決主管的庶務事情嗎？或是蒐集重要情資，協助主管判斷與決策嗎？那你會用沒有經驗、低階的人員嗎？

所以我認為，主管應該要讓助理知道，他得具備的相關技能，是首要之務，然後他才能夠瞭解他的本分是什麼。