2011年11月11日 星期五

是你解決問題,還是問題解決你!

工作上,碰到問題,困住你,在所難免,重點是,你如何解決這個問題,以突破現狀的困境?如果你無法突破現狀,你接下來將會遭遇什麼問題?最後你又將如何面對這些接踵而來的困境?

一位同仁遇到領導上的問題,他的部屬配合度低,只願意做眼前的事,不願意配合主管所分配的額外工作。(其實這份額外的工作是應該要做的,只是過去沒做)。這樣的不配合態度,還公然的張揚,這樣的情境困擾著他,不知道該正面面對他或是就依了他的意見?我認為,這位員工在試試這位主管的反應,看看如果他不依辦,那當如何辦?如果依辦了又如何?

職場上通常有一份職務說明書,說明每一份職務所需要的職員學歷、態度、與能力標準、工作的內容及其所佔工時的比例多少。這一份職務說明書是主管對職員管理的依據,當主管碰到前述的問題時,就應該檢視工作內容是否已經含有交辦的事項,如果有,那就向員工說明,讓他瞭解這是他的責任,接著就告訴他執行的方法。如果沒有在職務說明書中標明,就應該儘速依照公司的需求,向員工說明任務的重要性以及為何是將工作委任於他,這個程序是主管與員工之間最基本的相互尊重。

在員工的立場思考,員工可以在什麼情況可以拒絕主管的委辦任務呢?我認為以下四種情形,就應該拒絕:

  1. 非個人的能力所及:任務與個人的學歷、經驗、能力不相符。
  2. 工作量無法負荷:年度或當月的工作量已經飽和。
  3. 無法於時間內交付:任務的急迫性非個人可以完成。
  4. 明顯是別人的工作:應該以自己的工作為優先。
然有以上的理由可以拒絕主管,但基於職場倫理與彼此互相尊重的前提,仍需要以理性的方式與主管進行一場正式的溝通面談,在顧及主管的情面下,充分的表達自己的立場,並且讓業務有所轉圜與交辦。

在主管的立場,當碰到員工一再拒絕交辦任務的時候,我認為:
  1. 明確告知這是他的工作,並且確認你的告知及他的瞭解。
  2. 告知他拒絕接受指派工作的後果。
  3. 若職務說明書不完整,立刻修正及重新核定職務說明書,讓他知道你要他執行的決心。
你無法解決問題的時候,你將被問題解決!

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