講效率，從會議開始！

這一陣子頻繁的會議，讓我每天過得精彩！身為一個主管，每天都得為了會議而奔走於各個單位之間，會議上的效率、及會議後的成效就是我所關注的重點。

我為讓會議上有效率，我通常會事前思考會議上我的角色及參與者的角色，這樣思考會讓自己在會上有所貢獻！但很可惜，我很少遇到跟我有一樣想法的人，許多人都沒有為了會議的效率而準備資料，在會後更是忘了會上的決議，我不知道這些人來參加會議是為了什麼，這根本忘了自己的角色。

會議前我會與會上主要的參與者共同討論一些事情，讓會議變得更有效率，因此我分享這幾個方法：

1. 想辦法讓會議在一個小時內結束。超過60分鐘，與會者的專注將下降！
2. 會前仔細思考會議議案，讓議程明確。
3. 為了讓會議出席者，能夠有貢獻，在會前就提供將要討論的議案，讓與會者可以設定幾個可能的解決方法，並預做結論。議程與議案是確保會議時間準時結束關鍵。
4. 會議準時開始。主席不應讓遲到成為慣例，因此讓遲到的人做到主席旁邊，以示主席的關注！
5. 會議開始時，身為主席的你，必須善用你的主席權，不應隨便放棄你的主導權，所以在會議開始致詞時，就說明今日會議目的及預定產出的決策！這一個宣示，將會讓與會者知道會議的重點。
6. 會議上，要明確的討論出決議的方向及執行的項目。當確認之後，就要寫成文字紀錄，以便後續成效管理的依據。
7. 會議結束前，朗讀會議的決議、指定的任務執行者、待決議之追蹤事項，及應執行追蹤的人。這一個作法，是在形成會議上的當責（accountability)制度。
8. 為每一個執行方案，設一個關鍵字詞與可觀察的行動。例如在三天後完成會議議程，並送達與會者。
9. 決定下次會議的日期及檢視的重點。這一個動作就是下次的議程草案！

會議的成效管理之優劣絕對是身為主管的績效指標！為了讓會議能夠產出所要的結果，我過去曾經收集了一篇關於會議效率的文章，值得身為主管及參與會議的各位再次參考！