精準細緻的作業能力

在1726期商業周刊刊載一篇由旭榮集團執行董事黃冠華所寫的：「交待事情的五個步驟」。我覺得寫得很好，所以在此轉分享給我們的同仁，並且說說我的看法。

這一篇文章，是在述說如果你是主管，你要這麼交辦事情。如果你是員工，或是被交辦事情的人，你要這麼認知問題跟這麼做交辦事情！

主管交辦任務需要一個說明及四個詢問。

交辦任務的說明：「清楚說明交付的是什麼事情。」員工要仔細聽清楚交付的事情，並且仔細記下來確認。

接下來的主管對員工有四個詢問，問題分別是（相對的，這也是員工或被交辦任務的主管要回答的）：

1.主管剛剛交辦的是什麼事情？（員工你是否聽清楚、沒有誤解、沒有誤判、沒有聽錯）

2.你明白主管交辦你做這一件事情的目的是什麼？（清楚目標，以便有疑惑時，不會偏頗）

3.你在執行這一件任務過程中，會不會出現意外狀況或問題，如果有，你的應對方案和計畫是什麼？（有預備方案，就能夠更準確完成任務）

4.從你的角度來看，有沒有什麼想法或建議，可以讓這件事情更優化？（工作不只是完成主管交辦的任務，更是你的責任，因為透過你的投入而更好被執行）。

一個主管，如果都能夠問、提問、詢問，那員工員工應付得來，應該會越來越強大。反之，一個不願意從上面四個詢問，練習自己的思考能力的，策劃及執行能力的委縮，只是早晚。

我們有許多的工作，被交辦後，都要獨立去完成。無論是護理長職、組長職、主辦職、甚至是基層員工職，差別只是在職務級別越高，要控管或思考的複雜度就越高。換言之，無論你的級別，對於這四個提問，要仔細思考，加深自己的思考深度。

文章看到這裡，你可以想一下，或練習一下，最近主管交辦你的一件事，然後自己思考提問一到提問四的思考深度：

1.確認自己的執行成果真的與主管交辦要求的一樣。那就是沒有誤解與誤判。這可以藉由反問主管，確認交辦的內容而釐清。

2.清楚了解主管交辦的目的。在執行過程中，雖然有一點疑惑，但因為弄清楚目的，想想也就能夠自己修正作法，精準完成。練習在主管交辦任務後方，自己寫下目的，練習思辨這一個任務跟在整個營運中的關係。

3.我有B方案。如果遇到困難時，我能夠以B方案上陣，而不是沒辦法，或以主管沒交辦我去想來搪塞。這一個部份，就是被交辦人自己的責任了。這不能夠問主管B方案是什麼，而是只能夠等主管問，然後自己說B方案，甚至C方案。

4.我有新的建議或執行方法。一旦主管問我有沒有建議，我能夠立刻說出來，然後跟主管討論。這一個問題如果能夠回答出來，就最有深度。

隨時訓練自己具備應付這四個層次的問題，你就具備儲備主管的條件，或是更上層樓的資格了。