會議上發生了什麼事？

會議的目的不外乎是要找出組織的問題、凝聚團隊共識、採取有效的行動以解決問題，但我們在會議中卻常常看見冗長的會議中，無具體的焦點與共識，又草草結束，問題仍然是懸而未決，更慘的是，會後大家議論紛紛，因為會上所決議的無效的方案，把組織問題搞得更大、更難處理。會議上，到底發生什麼狀況了？

會議上最重要的功能就是管理與解決問題，因此會議上的不外乎就是：

1. 管理組織成員，形成共識
2. 追蹤各種狀況，瞭解問題的來龍去脈。
3. 確認組織所認知的問題，並設定解決標的
4. 思考問題解決的策略及方法
5. 分析所能夠蒐集整合的資源
6. 排列行動的優先次序
7. 選擇一個有限的組織資源可以支持的行動方案

一齣好戲上演，最重要是有好的劇本及傑出的演員，來扮演劇本中的角色。會議也如同戲劇一般，要有效的進行，會議上的各種職務角色必須要有效的扮演，才能夠讓會議精彩。會議中有以下的不同角色：

1. 召集人
2. 主持人
3. 聯絡人
4. 提案人
5. 與會者
6. 計時員或記錄員

會前，會議主持人與聯絡人共同為會議擬定議程，設想會議的可能決議。會中則由主持人依照會前的劇本，串起全場會議，包括暖場、鼓勵、中立與議程的推進等等。當然也有可能在與會者熱新的參與下，演出劇本外的精彩篇章。在會議結束時，則感謝與會者的參與並歸納會議結論、點出未決議需追蹤管控的事項。會議結論可以說是最重要的句點，因為這個結論，都是在事前妥善規劃，及會中成員參與下的智慧結晶。

聯絡人可以說是會議的主持人之外，最重要的核心之一。聯絡人在會議前籌設各項會議的準備工作，包括會前會、會議通知、會議議程、與提案者的溝通等。聯絡人如同劇場中的檢場，對每一個細節與環境，都瞭如指掌，為戲劇準時的推進，立下汗馬功勞。

會議後的追蹤可以說是讓會議的結論從句點變成驚嘆號。一個會議決議如果只是一個決而不行的討論，那麼將成真正的句點，因此會議主持人、聯絡人及提案人都必須要對會議決議，負起追蹤議決事項的責任，直到下次會議提出報告為止。

一場會議相當多的議事重點要去思考，包括『發生了什麼事情？』、『完成了什麼事情？』、『什麼事未完成？』、『下次會議需要處理？』等等。管理一個會議，不可不慎！