2009年2月22日 星期日

簡化工作的秘方!

秘密就從簡化開始
麼事簡化?『容易了解』是一個符合簡單的解釋,也是一個努力的方向。
如何讓事情比較容易了解?這裡有三個案例說明:
  1. 設身處地:這是過去講了又講的方法,也就是站在別人的立場看問題。
  2. 顧客導向:以顧客所想所講所期待的,作為工作的重點。
  3. 以使用者為核心:這就像最近醫院在講的以病人為核心一樣,所有的事情都以病人作為思考的出發點。
個案例,其實都一樣,以需求者作為思考的核心。簡化服務就直接以需求者所想所講所期待作為出發,進行服務方案的規劃。如何讓工作簡化,並且提供服務效率呢?Bill Jensen提供四項原則:
  1. 建立大家的信心:讓規劃者的服務方案可以讓執行者信任。信賴必須存在於規劃者與執行者之間。信賴是規劃者與執行者之間的黏著劑,這個黏著劑是簡化的力量來源。執行者對計畫的想法,能夠獲得規劃者的尊重,而規劃者對於執行者的經驗感受,也有著高度的關注。這一來一往之間,就開啟了以使用者為核心為導向的簡單規劃模式。
  2. 規劃內容要容易使用:簡潔!簡潔!還是簡潔!因為規劃者不是每一個方案的專家,所以規劃的內容需要符合大方向,然後讓專業的執行者了解,儘速進行了解與資源整合。以便進行下一個步驟。
  3. 容易執行:為了要容易執行,就必須融入各方人員的觀點,以便讓參與者於執行時,都能夠負起應當的責任。顧客的需求是規劃的最高指導原則。所有的執行者都必需要了解顧客為何要?為何不要?在這要與不要之間,規劃者要充分了解,而執行者可以盡情辯論,以確實掌握顧客的需求!
  4. 容易達成目標:執行者經過前面的參與之後,接下來就是找到一個自己的工作方式,以便完成組織交付的任務。以自己的工作方式進行,也是一種責任分擔的方式。因為自己擁有掌控權,有自己的工作地圖,決定如何進行,及做到甚麼程度等等,自己也就容易將工作做得更好。
單,真的不簡單!不簡單的原因是必須要了解我們要做什麼?顧客在哪裡?顧客的需求是甚麼?從這些問題中,抽絲剝繭,讓問題一一浮現出來。從問題當中直接找到以顧客為核心的答案。規劃者與執行者需要簡化規劃方案,讓答案直指問題的核心,也就是顧客需求。而不是以滿足組織當中的一些短又淺的部門或組織目標。

1 則留言:

Anonymous 提到...

很有意思的觀點,人們的思考通常很複雜,要簡單思考,需要練習。謝謝您的分享。